Ορισμός συνεχούς ελέγχου

Τι είναι ο συνεχής έλεγχος;

Ο συνεχής έλεγχος είναι μια εσωτερική διαδικασία που εξετάζει λογιστικές πρακτικές, ελέγχους κινδύνου, συμμόρφωση, συστήματα πληροφορικής-τεχνολογίας και επιχειρηματικές διαδικασίες σε συνεχή βάση.Οι συνεχείς έλεγχοι βασίζονται συνήθως στην τεχνολογία και έχουν σχεδιαστεί για να αυτοματοποιούν τον έλεγχο σφαλμάτων και την επαλήθευση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο.

Ένα σύστημα που βασίζεται σε συνεχή έλεγχο παράγει ενεργοποιήσεις συναγερμού που παρέχουν ειδοποίηση για ανωμαλίες και σφάλματα που εντοπίζονται από το σύστημα.

Βασικά Takeaways

  • Ο συνεχής έλεγχος απαιτεί τη συνεχή αξιολόγηση των λογιστικών πρακτικών και των ελέγχων κινδύνου.
  • Αυτή η πρακτική ελέγχου βοηθά στη συνεχή αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των ελέγχων.
  • Οι συνεχείς έλεγχοι χρησιμοποιούνται συχνότερα όταν εφαρμόζονται νέες διαδικασίες ως τρόπος παρακολούθησης της αποτελεσματικότητας.

Κατανόηση των Συνεχών Ελέγχων

Ένα τμήμα εσωτερικού ελέγχου έχει συνήθως ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα για να κάνει τη δουλειά του, είτε μηνιαία, τριμηνιαία, εξαμηνιαία ή ετήσια.Ένα άτομο ή μια ομάδα αφιερώνει χρόνο σε κάθε τομέα για να συλλέξει πληροφορίες, να επανεξετάσει και να αναλύσει δεδομένα και να δημοσιεύσει τις εκθέσεις του για τη διοίκηση και την επιτροπή ελέγχου του Διοικητικού Συμβουλίου.Ένας συνεχής έλεγχος υλοποιείται μέσω τεχνολογίας και αυτά τα μίνι αρχεία καταγραφής βοηθούν τους εσωτερικούς ελεγκτές μεταξύ των τακτικά προγραμματισμένων επίσημων ελέγχων τους.

Συνεχής Έλεγχος vs.Έλεγχος με τη βοήθεια υπολογιστή

Ο συνεχής έλεγχος δεν πρέπει να συγχέεται με τον έλεγχο με τη βοήθεια υπολογιστή.Στον έλεγχο με τη βοήθεια υπολογιστή, ο ελεγκτής απλώς επικουρείται από τεχνολογία, όπως υπολογιστικά φύλλα για να ολοκληρώσει έναν περιοδικό έλεγχο.Ο έλεγχος με τη βοήθεια υπολογιστή καθοδηγείται αποκλειστικά από τον ελεγκτή, ενώ ο συνεχής έλεγχος προορίζεται να εκτελείται αυτόματα σε τακτά στενά χρονικά διαστήματα.

Πότε να χρησιμοποιείτε συνεχείς ελέγχους

Πολλοί εσωτερικοί έλεγχοι διενεργούνται μήνες μετά την πραγματοποίηση μιας επιχειρηματικής δραστηριότητας, αλλά αυτοί οι τύποι ελέγχων για ορισμένες διαδικασίες είναι πολύ καθυστερημένοι για να έχουν πραγματική αξία.Διενεργείται συνεχής έλεγχος για να επιτραπεί η αξιολόγηση των κινδύνων και οι έλεγχοι πιο συχνά. χρησιμοποιούνται συχνότερα όταν εφαρμόζεται ένα νέο πρότυπο ή διαδικασία.Ο συνεχής χαρακτήρας του ελέγχου επιτρέπει πιο αποτελεσματικές και άμεσες αξιολογήσεις.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των συνεχών ελέγχων

Ένας συνεχής έλεγχος είναι επωφελής για την επισήμανση ασυνήθιστων ή μη συμμορφούμενων δραστηριοτήτων σε πολλούς τομείς μιας επιχείρησης και για τη διασφάλιση ότι ακολουθούνται οι καθιερωμένες διαδικασίες.Για παράδειγμα, στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών, το σύστημα συνεχούς ελέγχου θα μπορούσε να σταματήσει την αποστολή ενός μη εξουσιοδοτημένου ποσού σε έναν πωλητή.Στο λογιστικό ή νομικό τμήμα, μπορεί να επαληθεύσει ότι μια απαιτούμενη κατάθεση στην Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς (SEC) έχει οριστεί να σταλεί πριν από μια προθεσμία.

Πλεονεκτήματα
  • Επισήμανση ασυνήθιστης/μη συμμορφούμενης δραστηριότητας

  • Παρακολούθηση κυβερνοεπιθέσεων

  • Προώθηση της αποτελεσματικότητας

  • Αξιολόγηση της εφαρμογής νέων προτύπων και διαδικασιών

Μειονεκτήματα
  • Κόστος αρχικής εγκατάστασης

  • Κίνδυνος υπερβολικής εξάρτησης από το σύστημα

Η λειτουργία συνεχούς ελέγχου μπορεί να παρακολουθεί εάν τα δίκτυα υπολογιστών της εταιρείας έχουν προετοιμαστεί για πιθανές επιθέσεις στον κυβερνοχώρο.Αυτά και άλλα καθήκοντα του συνεχούς ελέγχου προάγουν την αποτελεσματικότητα σε έναν οργανισμό και ελαχιστοποιούν ή εξαλείφουν πλήρως τις παραβιάσεις διαδικασιών ή διαδικασιών που θα μπορούσαν να τον εκθέσουν σε χρηματική ή νομική ευθύνη.

Συγκεκριμένα, τα μειονεκτήματα ενός συνεχούς ελέγχου είναι το αρχικό κόστος εγκατάστασης και, ίσως, η υπερβολική εξάρτηση από το σύστημα σε ορισμένους τομείς των λειτουργιών μιας επιχείρησης όπου θα ήταν απαραίτητη η ανθρώπινη παρέμβαση.

Ποιοι τρεις βασικοί ενδιαφερόμενοι ωφελούνται από έναν συνεχή έλεγχο;

Οι διαδικασίες συνεχούς ελέγχου ωφελούν βασικά ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένου του διοικητικού συμβουλίου, της διοίκησης και των εσωτερικών ελεγκτών.Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να διασφαλιστεί για εσωτερικούς ελέγχους σε επίπεδο εταιρείας λόγω αυξημένου εντοπισμού και παρακολούθησης.Η διοίκηση μπορεί να χρησιμοποιήσει ενημερωμένες πληροφορίες για να βελτιώσει τις καθημερινές της ευθύνες.Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου μπορεί να αντιμετωπίσει τα προβλήματα νωρίτερα και να διορθώσει ζητήματα πριν από έναν εξωτερικό έλεγχο.

Ποια είναι τα επτά βήματα για συνεχή έλεγχο;

Σύμφωνα με το Journal of Accountancy, τα επτά βήματα για τη διατήρηση του συνεχούς ελέγχου είναι:

  1. Καθορίστε τομείς προτεραιότητας
  2. Προσδιορίστε τους κανόνες ελέγχου
  3. Προσδιορίστε τη συχνότητα της διαδικασίας
  4. Διαμόρφωση παραμέτρων και εκτέλεση
  5. Διαχείριση αποτελεσμάτων και παρακολούθηση
  6. Κανόνες αναφοράς
  7. Αξιολογήστε τον αναδυόμενο κίνδυνο και προσθέστε τον στην εγγραφή

Η εφαρμογή μιας διαδικασίας συνεχούς ελέγχου πρέπει να είναι δαπανηρή;

Όχι, μπορείτε να ξεκινήσετε την εφαρμογή μιας διαδικασίας συνεχούς ελέγχου με απλά εργαλεία, όπως η Access ή το Excel.

Η κατώτατη γραμμή

Ο συνεχής έλεγχος μπορεί να παρέχει στους διευθυντές, τα διοικητικά συμβούλια και τους εσωτερικούς ελεγκτές μια συνεχή ροή πληροφοριών σχετικά με την οικονομική κατάσταση μιας εταιρείας και τις επιχειρηματικές διαδικασίες και τις διαδικασίες συμμόρφωσής της σε πραγματικό χρόνο.Μπορεί να είναι μια σημαντική ασφάλεια έναντι κυβερνοεπιθέσεων και δαπανών που δεν ακολουθούν τις οδηγίες της εταιρείας.Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν εφαρμόζεται ένα νέο πρότυπο ή διαδικασία.