¿Qué son los gastos comerciales?

Hay un viejo cliché de que tienes que gastar dinero para ganar dinero.Es el tipo de cosas que dice tu profesor de finanzas arruinado sobre sus anteojos mientras trata de decirte lo inteligente que es sacar un gran préstamo para una pequeña empresa. (Nota: No haga esto.) Pero, como todos los clichés, tiene alguna base de hecho.Resulta que no es libre administrar un negocio.Si tienes un negocio, tendrás gastos de negocio.

Entonces, ¿qué son los gastos comerciales?Son un poco de todo: los costos iniciales, el equipo que tiene que comprar o alquilar, el dinero que gasta en un lugar para hacer negocios (como una oficina o una tienda), y un montón de otras pequeñas cosas que nunca habría pensado antes de aventurarse en el salvaje mundo de los negocios.

Entonces, hablemos de ellos.

¿Qué son los gastos comerciales?

Los gastos comerciales son los costos de administrar su negocio día a día.En su declaración de ingresos, los gastos de su negocio se restan de sus ingresos.Lo que queda es su ingreso imponible neto.

Estos gastos "ordinarios y necesarios" (en pocas palabras: cosas en las que usted y otros en su industria tienen que gastar dinero para administrar su negocio, pero seamos honestos, todo está realmente determinado por el IRS) que mantienen su negocio en funcionamiento pueden deducirse de sus impuestos.

Tres tipos básicos de gastos comerciales

Cuando informe los gastos comerciales con fines de deducción, el IRS le pedirá que los clasifique en estos tipos:

Gastos fijos

Al igual que una hipoteca fija, el costo comercial fijo es el mismo, o casi el mismo, cada vez que lo paga.Piense en el alquiler, el servicio de Internet o una tarifa de suscripción.

Gastos variables

Como su nombre lo indica, los gastos variables varían de un mes a otro y también suelen ser su mayor gasto.Los gastos de nómina pueden aumentar si utiliza trabajadores independientes u ofrece pago de horas extras, y el alquiler de equipos también aparece con frecuencia como un gasto variable.

Gastos Periódicos

Los gastos periódicos son sus gastos emergentes, como reemplazar equipos u obtener reparaciones.Pero estos también pueden ser gastos que son infrecuentes y no están en su radar: gastos anuales como registro de vehículos o renovaciones de licencias.Para que no lo tomen con la guardia baja, mire hacia atrás en sus gastos periódicos informados de año en año para tratar de estimar cuánto gastó y qué esperar.

De acuerdo, esas son las categorías de gastos, pero la pregunta más importante que tienen la mayoría de los dueños de negocios es: "¿Qué gastos puedo deducir realmente?"

¿Cuáles son algunos ejemplos de gastos comerciales deducibles?

Si un gasto cumple con la regla "ordinaria y necesaria" establecida por el IRS, generalmente es deducible de impuestos.Pero ciertos gastos como comidas y regalos son solo parcialmente deducibles.

Estos son algunos de los gastos comerciales que puede deducir completamente de sus impuestos:

Material de oficina

Esto podría ser cualquier cosa, desde su paquete de 20 bolígrafos hasta una computadora portátil y una suscripción al software de nómina.

Alquilar

Si paga el alquiler de un edificio utilizado para su negocio (puede ser una oficina, una tienda o un almacén) y no es su hogar, puede cancelarlo por completo.Sigue leyendo si trabajas desde casa.

Costos de seguro

Cuando se necesita un tipo particular de seguro (responsabilidad, negligencia, etc.) en su línea de trabajo, eso podría considerarse un gasto comercial "ordinario y necesario".

Salarios pagados a los empleados

Los salarios de los empleados (incluidos los de los contratistas independientes) generalmente se llevarán una gran parte de sus ingresos, así que no se pierda esto como un gasto comercial deducible.

Programas de beneficios para empleados

Si su empresa ofrece programas de beneficios para empleados, como incentivos de bienestar y cobertura de atención médica, el costo de esos programas se considera un gasto comercial.

Alquiler de equipos

Ya sea una pantalla grande para la presentación de un evento o un simulacro para atravesar un lecho rocoso, si es necesario para hacer negocios, es un gasto comercial deducible.

Comisiones bancarias

Si está pagando tarifas de tarjeta de crédito, una tarifa de suscripción para el software de punto de venta o tarifas bancarias para sus cuentas comerciales, dedúzcalas.

Gastos Contables (Incluyendo Preparación de Impuestos)

Si no tiene un tenedor de libros en la nómina, hay momentos y situaciones que son lo suficientemente grandes e importantes para un contador de números profesional.Los procesadores de números profesionales cuestan dinero.gasto comercial.

Gastos de servicios públicos

Sus sistemas de energía, Internet, agua/alcantarillado y teléfono son una necesidad en su lugar de trabajo, bastante cortados y secados.Sin embargo, si trabaja principalmente desde una oficina en el hogar, es mejor no tratar de cancelar toda su factura de electricidad cuando también tiene una pantalla de luces navideñas Clark Griswold y una bañera de hidromasaje que consume mucha energía.Estos gastos sólo son deducibles si los utiliza de forma regular y exclusivamente para fines laborales.

Honorarios legales

Los honorarios de abogados y tribunales se suman rápidamente.Si las tarifas en las que incurre están directamente relacionadas con su negocio y son necesarias para la operación diaria continua, eso es un gasto comercial.

Cuotas de membresía (como las de una organización profesional)

Mantener la licencia o membresía en organizaciones que lo ayuden a obtener créditos de educación continua o más credibilidad en su industria, eso es deducible.

Gastos de impresión y copia

Guarde sus recibos de la tienda local o del servicio de impresión en línea.Si tiene empleados que cargan cosas a la cuenta de la empresa y quiere estar seguro de que puede deducirlo, conviértalo en un procedimiento operativo estándar para guardar las facturas.

Gastos de marketing y publicidad

Lo llaman "medios pagados" porque tienes que pagar para que tus anuncios se noten en las redes sociales.Y si publica anuncios de radio o televisión o saca espacio publicitario en los correos locales, dedúzcalos también como gastos comerciales.

Impuestos sobre la nómina

Algunos impuestos sobre la nómina, como los impuestos del Seguro Social y Medicare, requieren que el empleador iguale la cantidad que se retiene de los salarios de los empleados.Esa parte que paga es un gasto deducible.

Pago interesado

Si ha obtenido algún tipo de préstamo para su negocio, puede deducir la porción de interés de eso como un gasto comercial.

Bien, sobre esto último: nunca le recomendaríamos que se endeudara para iniciar o administrar su negocio.La deuda aumenta su riesgo exponencialmente y no causa más que estrés.Pero si ya tiene un préstamo comercial, puede y debe deducir los pagos de intereses.Entonces asegúrate de pagarle a ese tonto y nunca más pedir prestado.¿Okey?

¿Qué tipos de cosas no son deducibles?

Por lo tanto, hay un par de cosas que podría considerar como gastos comerciales que en realidad no puede deducir cuando llega el momento de hacer sus impuestos.Las cosas en esta categoría incluyen:

  • Donaciones a campañas políticas o comités de acción política
  • Membresías a clubes sociales o clubes de campo (incluso si lleva clientes a cenar o a una partida de golf ocasional)
  • Cualquier cosa ilegal como sobornos o coimas (que, por supuesto, no harías de todos modos)
  • Regalos de más de $25 en valor
  • Entradas para eventos deportivos o conciertos.

Aquí es donde es realmente importante consultar a un profesional de impuestos como uno de nuestros proveedores locales respaldados (ELP) de impuestos de pequeñas empresas para ayudarlo a determinar qué gastos son kosher.Puede ahorrarle un montón de dinero y molestias.

¿Puedo deducir gastos personales?

La respuesta corta es no.Pero a menudo, hay al menos cierta superposición en los gastos comerciales y personales.Si conduce su propio vehículo en el curso de sus actividades comerciales, puede deducirlo como un gasto comercial (solo asegúrese de mantener registros detallados del kilometraje y los costos de combustible). Los automóviles son una de las áreas más comunes de superposición personal/comercial: trate a los demás de la misma manera: mantenga registros y recibos, anote cómo están directamente relacionados con su negocio y deduzca solo las partes relacionadas con el negocio.

Cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales

El dueño de un negocio exitoso sabe cuánto dinero sale y entra.Así es como sabes si tu negocio es rentable o no.Aquí hay algunas formas básicas de comenzar a controlar su efectivo.

Configure una cuenta bancaria separada para su negocio.

Algo en lo que caen demasiados empresarios es mezclar dinero personal con dinero de negocios.Manténgalo separado para que no termine sobrestimando cuánto ingresa el negocio o, peor aún, tomando prestado de su cuenta personal para pagar los gastos comerciales.Infórmele a su banco que la cuenta es para una empresa y podría obtener algunos beneficios.

Mantener un archivo de recibos y facturas.

¡La carpeta manila vive!Guarde uno para sus recibos y facturas en papel y configure una carpeta digital para cualquier recibo y confirmación de pago que venga en línea.Elija un día cada mes para revisar y organícelos por fecha o categoría para que no sea tan abrumador cuando llegue el momento de los impuestos.

Obtenga un sistema para registrar sus gastos "superpuestos".

Si tiene algunos gastos que se comparten entre uso comercial y personal, haga un seguimiento de su uso comercial.Ya sea un bloc de notas con líneas en su automóvil, una hoja de cálculo o una aplicación (por supuesto que hay una aplicación), es mucho más fácil rastrear el kilometraje o las horas de uso de Internet diariamente que calcularlo en su cabeza al final de una semana (¡o mes!).

Organice sus sistemas con regularidad.

Incluso si tiene sistemas implementados, seguramente perderá un recibo aquí o allá.Establezca recordatorios mensuales o trimestrales para revisar y organizar para ver lo que falta o lo que podría estar duplicado.Es mucho más fácil lidiar con las facturas de unos pocos meses que buscar el valor de un año.

Obtenga ayuda con sus gastos de impuestos comerciales

Por supuesto, la mejor manera absoluta de realizar un seguimiento de los gastos de su negocio es obtener la ayuda de un experto en impuestos de pequeñas empresas.Nuestros proveedores locales autorizados (ELP) de impuestos para pequeñas empresas pueden ayudarlo con todo, desde la contabilidad hasta la declaración de impuestos cuando es esa época del año.Pueden ayudarlo a mantenerse al día con sus estimaciones de impuestos trimestrales, y si alguna vez hay cambios en el código de impuestos, su profesional puede estar allí para asegurarse de que no arruine nada.

¡Encuentre su profesional de impuestos hoy!