Que sont les dépenses professionnelles ?

Il y a un vieux cliché selon lequel il faut dépenser de l'argent pour gagner de l'argent.C'est le genre de chose que votre professeur de finance fauché dit par-dessus ses lunettes alors qu'il essaie de vous dire à quel point il est intelligent de contracter un énorme prêt pour une petite entreprise. (Remarque : Ne faites pas cela.) Mais, comme tous les clichés, cela a une base factuelle.Il s'avère que ce n'est pas gratuit de diriger une entreprise.Si vous avez une entreprise, vous aurez des dépenses professionnelles.

Alors, quelles sont les dépenses d'entreprise?Il s'agit d'un peu de tout : les frais de démarrage, l'équipement que vous devez acheter ou louer, l'argent que vous dépensez pour faire des affaires (comme un bureau ou une vitrine) et un tas d'autres petites choses que vous n'avez jamais auquel vous auriez pensé avant de vous aventurer dans le monde sauvage des affaires.

Alors, parlons d'eux.

Que sont les dépenses professionnelles ?

Les dépenses d'entreprise sont les coûts de gestion de votre entreprise au jour le jour.Sur votre compte de résultat, vos dépenses professionnelles sont déduites de vos revenus.Ce qui reste est votre revenu net imposable.

Ces dépenses « ordinaires et nécessaires » (en bref : des choses pour lesquelles vous et d'autres membres de votre secteur devez dépenser de l'argent pour gérer votre entreprise, mais soyons honnêtes, tout est vraiment déterminé par l'IRS) qui permettent à votre entreprise de fonctionner peuvent être déduites de vos impôts.

Trois types de dépenses d'entreprise de base

Lorsque vous déclarez des dépenses professionnelles à des fins de déduction, l'IRS vous demandera de les classer dans ces types :

Frais fixes

Comme un prêt hypothécaire à taux fixe, un coût d'entreprise fixe est le même, ou presque, chaque fois que vous le payez.Pensez à un loyer, à un service Internet ou à des frais d'abonnement.

Charges variables

Comme leur nom l'indique, les dépenses variables varient d'un mois à l'autre et constituent également généralement votre plus grosse dépense.Les dépenses salariales peuvent sauter si vous utilisez des pigistes ou offrez des heures supplémentaires, et la location d'équipement apparaît souvent comme une dépense variable également.

Dépenses périodiques

Les dépenses périodiques sont vos dépenses ponctuelles, comme le remplacement de l'équipement ou les réparations.Mais il peut également s'agir de dépenses peu fréquentes et qui ne sont pas sur votre radar - des dépenses annuelles telles que l'immatriculation d'un véhicule ou le renouvellement d'un permis.Afin qu'ils ne vous prennent pas au dépourvu, examinez vos dépenses périodiques déclarées d'année en année pour essayer d'estimer combien vous avez dépensé et à quoi vous attendre.

D'accord, ce sont les catégories de dépenses, mais la plus grande question que se posent la plupart des propriétaires d'entreprise est la suivante : "Quelles dépenses puis-je réellement déduire ?"

Quels sont quelques exemples de dépenses professionnelles déductibles ?

Si une dépense répond à la règle « ordinaire et nécessaire » établie par l'IRS, elle est généralement déductible d'impôt.Mais certaines dépenses comme les repas et les cadeaux ne sont que partiellement déductibles.

Voici quelques-unes des dépenses professionnelles que vous pouvez entièrement déduire de vos impôts :

Fournitures de bureau

Cela peut aller de votre pack de 20 stylos à bille roulante à un ordinateur portable et un abonnement à un logiciel de paie.

Location

Si vous payez un loyer sur un bâtiment utilisé pour votre entreprise (il peut s'agir d'un bureau, d'une devanture de magasin ou d'un entrepôt) et que ce n'est pas votre domicile, vous pouvez l'annuler entièrement.Lisez la suite si vous travaillez à domicile.

Frais d'assurance

Lorsqu'un type particulier d'assurance (responsabilité, faute professionnelle, etc.) est nécessaire dans votre secteur d'activité, cela pourrait être considéré comme une dépense d'entreprise « ordinaire et nécessaire ».

Salaires versés aux employés

Les salaires des employés (y compris les entrepreneurs indépendants) prendront généralement une grosse part de vos revenus, alors ne les manquez pas comme dépenses professionnelles déductibles.

Programmes d'avantages sociaux des employés

Si votre entreprise propose des programmes d'avantages sociaux tels que des incitations au bien-être et une couverture des soins de santé, le coût de ces programmes est considéré comme une dépense d'entreprise.

Location d'équipement

Qu'il s'agisse d'un grand écran pour une présentation d'événement ou d'un exercice pour traverser le substrat rocheux, si cela est nécessaire pour faire des affaires, il s'agit d'une dépense d'entreprise déductible.

Frais bancaires

Si vous payez des frais de carte de crédit, des frais d'abonnement à un logiciel de point de vente ou des frais bancaires pour vos comptes professionnels, déduisez-les.

Frais de comptabilité (y compris la préparation des déclarations)

Si vous n'avez pas de comptable sur la liste de paie, il y a des moments et des situations qui sont assez grands et assez importants pour un calculateur de chiffres professionnel.Les calculateurs de chiffres professionnels coûtent de l'argent.Frais d'entreprise.

Dépenses de services publics

Vos systèmes d'électricité, d'Internet, d'eau/d'égouts et de téléphone sont une nécessité sur votre lieu de travail - assez coupés et séchés.Si vous travaillez principalement à partir d'un bureau à domicile, il est préférable de ne pas essayer d'annuler l'intégralité de votre facture d'électricité lorsque vous disposez également d'un écran de lumière de Noël Clark Griswold et d'un bain à remous énergivore.Ces dépenses ne sont déductibles que si vous les utilisez régulièrement et exclusivement à des fins professionnelles.

Frais juridiques

Les frais d'avocat et de justice s'accumulent rapidement.Si les frais que vous encourez sont directement liés à votre entreprise et sont nécessaires au fonctionnement quotidien continu, il s'agit d'une dépense d'entreprise.

Cotisations d'adhésion (comme à une organisation professionnelle)

Le maintien d'un permis ou l'adhésion à des organisations qui vous aident à gagner des crédits de formation continue ou plus de crédibilité dans votre industrie - ceux-ci sont déductibles.

Dépenses d'impression et de copie

Conservez vos reçus du magasin local ou du service d'impression en ligne.Si vous avez des employés qui facturent des choses au compte de l'entreprise et que vous voulez être sûr de pouvoir les déduire, faites-en une procédure opérationnelle standard pour enregistrer les factures.

Dépenses de marketing et de publicité

Ils appellent cela des "médias payants" car vous devez payer pour que vos annonces soient remarquées sur les réseaux sociaux.Et si vous diffusez des spots à la radio ou à la télévision ou si vous supprimez de l'espace publicitaire dans des envois locaux, déduisez-les également en tant que dépenses professionnelles.

Charges sociales

Certaines charges sociales, comme les cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie, exigent que l'employeur corresponde au montant retenu sur les salaires des employés.Cette partie que vous payez est une dépense déductible.

Intérêts payés

Si vous avez contracté un prêt quelconque pour votre entreprise, vous pouvez en déduire la partie des intérêts en tant que dépense d'entreprise.

D'accord, à propos de ce dernier : nous ne vous recommanderions jamais de vous endetter pour démarrer ou gérer votre entreprise.La dette augmente votre risque de façon exponentielle et ne cause rien d'autre que du stress.Mais si vous avez déjà un prêt commercial, vous pouvez et devriez déduire les paiements d'intérêts.Assurez-vous ensuite de rembourser cette ventouse et de ne plus jamais emprunter.D'accord?

Quels types de choses ne sont pas déductibles ?

Donc, il y a quelques éléments que vous pourriez considérer comme des dépenses d'entreprise que vous ne pouvez pas déduire au moment de faire vos impôts.Les choses dans cette catégorie incluent :

  • Dons à des campagnes politiques ou à des comités d'action politique
  • Adhésions à des clubs sociaux ou à des country clubs (même si vous emmenez des clients pour un dîner ou une partie de golf occasionnelle)
  • Tout ce qui est illégal comme des pots-de-vin ou des pots-de-vin (ce que, bien sûr, vous ne feriez pas de toute façon)
  • Cadeaux d'une valeur supérieure à 25 $
  • Billets pour des événements sportifs ou des concerts

C'est là qu'il est vraiment important de consulter un professionnel de la fiscalité comme l'un de nos fournisseurs locaux agréés (ELP) pour vous aider à déterminer quelles dépenses sont casher.Cela peut vous faire économiser une tonne d'argent et de tracas.

Puis-je déduire les dépenses personnelles ?

La réponse courte est non.Mais souvent, il y a au moins un certain chevauchement dans les dépenses professionnelles et personnelles.Si vous conduisez votre propre véhicule dans le cadre de vos activités professionnelles, vous pouvez le déduire en tant que dépense d'entreprise (assurez-vous simplement de conserver des registres détaillés du kilométrage et des coûts de carburant). Les voitures sont l'un des domaines les plus courants de chevauchement personnel/professionnel. Traitez les autres de la même manière : conservez des registres et des reçus, notez comment ils sont directement liés à votre entreprise et ne déduisez que les parties liées à l'entreprise.

Comment suivre les dépenses de l'entreprise

Un propriétaire d'entreprise qui réussit sait combien d'argent sort et rentre.C'est ainsi que vous savez si votre entreprise est rentable ou non.Voici quelques moyens de base pour commencer à garder un œil sur votre argent.

Créez un compte bancaire distinct pour votre entreprise.

Beaucoup trop d'entrepreneurs tombent dans le mélange de l'argent personnel avec l'argent de l'entreprise.Gardez-le séparé afin de ne pas surestimer les revenus de l'entreprise ou, pire, d'emprunter sur votre compte personnel pour payer les dépenses de l'entreprise.Faites savoir à votre banque que le compte est destiné à une entreprise et vous pourriez obtenir des avantages.

Gardez un dossier pour les reçus et les factures.

Le dossier manille vit !Conservez-en un pour vos reçus et factures papier et créez un dossier numérique pour tous les reçus et confirmations de paiement qui sont en ligne.Choisissez un jour par mois pour les parcourir et organisez-les par date ou par catégorie afin que ce ne soit pas aussi écrasant quand c'est le moment des impôts.

Obtenez un système pour consigner vos dépenses de « chevauchement ».

Si vous avez des dépenses partagées entre l'utilisation professionnelle et personnelle, suivez votre utilisation professionnelle.Qu'il s'agisse d'un bloc-notes ligné dans votre voiture, d'une feuille de calcul ou d'une application (bien sûr, il existe une application), il est beaucoup plus facile de suivre le kilométrage ou les heures d'utilisation quotidienne d'Internet que de le calculer dans votre tête à la fin d'une semaine (ou mois !).

Organisez régulièrement vos systèmes.

Même si vous avez des systèmes en place, vous manquerez forcément un reçu ici ou là.Définissez des rappels mensuels ou trimestriels à parcourir et organisez-vous pour voir ce qui manque ou ce qui pourrait être dupliqué.Il est beaucoup plus facile de gérer quelques mois de factures que de parcourir une année.

Obtenez de l'aide pour les dépenses fiscales de votre entreprise

Bien sûr, la meilleure façon absolue de suivre vos dépenses d'entreprise est de faire appel à un expert en fiscalité des petites entreprises pour vous aider.Nos fournisseurs locaux agréés (ELP) pour les petites entreprises peuvent vous aider dans tous les domaines, de la tenue de livres à la déclaration de vos impôts à cette période de l'année.Ils peuvent vous aider à rester sur la bonne voie avec vos estimations fiscales trimestrielles, et s'il y a des changements au code des impôts, votre pro peut être là pour s'assurer que vous ne gâchez rien.

Trouvez votre fiscaliste dès aujourd'hui !