Folyamatos ellenőrzés definíciója

Mi az a folyamatos audit?

A folyamatos audit egy belső folyamat, amely folyamatosan vizsgálja a számviteli gyakorlatot, a kockázatkontrollokat, a megfelelőséget, az információs technológiai rendszereket és az üzleti eljárásokat.A folyamatos auditok általában technológiai alapúak, és a hibaellenőrzés és az adatok valós idejű ellenőrzésének automatizálására szolgálnak.

A folyamatos ellenőrzés által vezérelt rendszer riasztási triggereket generál, amelyek értesítik a rendszer által észlelt rendellenességekről és hibákról.

Kulcs elvitelek

  • A folyamatos könyvvizsgálat megköveteli a számviteli gyakorlat és a kockázati kontrollok folyamatos értékelését.
  • Ez az ellenőrzési gyakorlat segít a kontrollok hatékonyságának folyamatos értékelésében.
  • A folyamatos ellenőrzéseket leggyakrabban új eljárások bevezetésekor alkalmazzák a hatékonyság nyomon követésének módjaként.

A folyamatos ellenőrzések megértése

A belső ellenőrzési osztály általában meghatározott ütemterv szerint végzi munkáját, legyen az havi, negyedéves, féléves vagy éves.Egy egyén vagy csapat minden területen időt tölt az információgyűjtéssel, az adatok áttekintésével és elemzésével, valamint jelentéseinek közzétételével a menedzsment és az Igazgatóság audit bizottsága számára.A folyamatos audit a technológia segítségével valósul meg, és ezek a mini naplók segítik a belső ellenőr(ek)et a rendszeresen ütemezett hivatalos auditok között.

Folyamatos ellenőrzés vs.Számítógéppel segített auditálás

A folyamatos auditálás nem tévesztendő össze a számítógéppel támogatott auditálással.A számítógéppel támogatott auditálás során az auditort egyszerűen technológia segíti, például táblázatok az időszakos audit elvégzésében.A számítógéppel támogatott auditálást kizárólag az auditor irányítja, a folyamatos auditot pedig rendszeres szűk időközönként, automatikusan kell lefolytatni.

Mikor használjunk folyamatos ellenőrzéseket

Sok belső auditot hónapokkal az üzleti tevékenység megkezdése után hajtanak végre, de bizonyos folyamatok ilyen típusú auditja túlságosan késleltetett ahhoz, hogy valódi értéket képviseljen.Folyamatos auditálásra kerül sor, hogy gyakrabban lehessen elvégezni a kockázatértékeléseket és az ellenőrzéseket; leggyakrabban új szabvány vagy eljárás bevezetésekor használják őket.Az ellenőrzés folyamatos jellege hatékonyabb és azonnali értékelést tesz lehetővé.

A folyamatos ellenőrzés előnyei és hátrányai

A folyamatos audit előnyös a szokatlan vagy nem megfelelő tevékenységek megjelölésében a cég több területén, és biztosítja, hogy a megállapított eljárásokat betartsák.Például a szállítói tartozások osztályán a folyamatos ellenőrzési rendszer megakadályozhatja, hogy jogosulatlan összeget küldjenek a szállítónak.A számviteli vagy jogi osztályon ellenőrizheti, hogy az Értékpapír- és Tőzsdefelügyelethez (SEC) a szükséges bejelentést határidő előtt el kell-e küldeni.

Profik
  • Szokatlan/nem megfelelő tevékenység megjelölése

  • Kibertámadások megfigyelése

  • A hatékonyság elősegítése

  • Új szabványok és eljárások bevezetésének értékelése

Hátrányok
  • A kezdeti beállítás költségei

  • A rendszerre való túlzott támaszkodás veszélye

A folyamatos audit funkció nyomon követheti, hogy a cég számítógépes hálózatai felkészültek-e az esetleges kibertámadásokra.A folyamatos ellenőrzés ezen és további feladatai elősegítik a hatékonyságot a szervezetben, és minimalizálják vagy teljesen kiküszöbölik az olyan eljárások vagy folyamatok megsértését, amelyek pénzbeli vagy jogi felelősséget jelenthetnek.

Nevezetesen, a folyamatos audit hátrányai a kezdeti beállítási költségek, és talán a rendszerre való túlzott támaszkodás a cég bizonyos olyan területein, ahol emberi beavatkozásra lenne szükség.

Melyik három fő érdekelt fél számára előnyös a folyamatos ellenőrzés?

A folyamatos ellenőrzési folyamatok a kulcsfontosságú érdekelt felek, köztük az igazgatótanács, a menedzsment és a belső ellenőrök számára előnyösek.Az igazgatóság a fokozott észlelésnek és felügyeletnek köszönhetően vállalati szintű belső kontrollt biztosíthat.A vezetőség felhasználhatja a naprakész információkat napi feladataik javítására.A belső ellenőrzési osztály hamarabb tudja kezelni a problémákat, és a külső ellenőrzés előtt kijavítja a problémákat.

Mi a folyamatos auditálás hét lépése?

A Journal of Accountancy szerint a folyamatos könyvvizsgálat fenntartásának hét lépése a következő:

  1. Kiemelt területek meghatározása
  2. Határozza meg az ellenőrzési szabályokat
  3. Határozza meg a folyamat gyakoriságát
  4. Konfigurálja a paramétereket és hajtsa végre
  5. Az eredmények kezelése és nyomon követése
  6. Jelentési szabályok
  7. Mérje fel a felmerülő kockázatokat, és adja hozzá a regisztrációhoz

Drágának kell lennie a folyamatos ellenőrzési folyamat megvalósításának?

Nem, elkezdheti a folyamatos auditálási folyamat megvalósítását egyszerű eszközökkel, mint például az Access vagy az Excel.

Alsó vonal

A folyamatos auditálás révén a vezetők, igazgatótanácsok és belső ellenőrök folyamatos információáramlást kaphatnak a vállalat pénzügyi helyzetéről, valamint annak üzleti és megfelelőségi folyamatairól, valós időben.Fontos biztosíték lehet az olyan kibertámadások és kiadások ellen, amelyek nem követik a vállalati irányelveket.Különösen hasznos új szabvány vagy eljárás bevezetésekor.