O que são despesas de negócios?

Existe um velho clichê de que você precisa gastar dinheiro para ganhar dinheiro.É o tipo de coisa que seu professor de finanças falido diz por cima dos óculos enquanto tenta lhe dizer como é inteligente fazer um grande empréstimo para pequenas empresas. (Nota: não faça isso.) Mas, como todos os clichês, tem alguma base de fato.Como se vê, não é livre administrar um negócio.Se você tem um negócio, você terá despesas de negócios.

Então, quais são as despesas do negócio?Eles são um pouco de tudo: custos iniciais, equipamentos que você precisa comprar ou alugar, o dinheiro que você gasta em um local para fazer negócios (como um escritório ou uma loja) e um monte de outras pequenas coisas que você nunca teria pensado antes de se aventurar no mundo selvagem dos negócios.

Então, vamos falar sobre eles.

O que são despesas de negócios?

As despesas de negócios são os custos de funcionamento do seu dia a dia de negócios.Em sua demonstração de resultados, suas despesas comerciais são subtraídas de sua receita.O que resta é o seu lucro tributável líquido.

Essas despesas “comuns e necessárias” (resumindo: coisas em que você e outras pessoas do seu setor precisam gastar dinheiro para administrar seus negócios – mas sejamos honestos, tudo é realmente determinado pelo IRS) que mantêm seus negócios funcionando podem ser deduzidos de seus impostos.

Três tipos básicos de despesas comerciais

Quando você estiver relatando despesas comerciais para fins de dedução, o IRS solicitará que você as categorize nos seguintes tipos:

Despesas fixas

Como uma hipoteca fixa, um custo fixo de negócios é o mesmo, ou quase o mesmo, toda vez que você o paga.Pense em aluguel, serviço de internet ou uma taxa de assinatura.

Despesas variáveis

Como o nome indica, as despesas variáveis ​​variam de mês para mês e também costumam ser sua maior despesa.As despesas com a folha de pagamento podem saltar se você usar freelancers ou oferecer pagamento de horas extras, e o aluguel de equipamentos também aparece frequentemente como uma despesa variável.

Despesas Periódicas

Despesas periódicas são suas despesas temporárias, como substituir equipamentos ou fazer reparos.Mas essas também podem ser despesas pouco frequentes e que não estão no seu radar – despesas anuais, como registro de veículos ou renovação de licenças.Apenas para que eles não o peguem desprevenido, analise suas despesas periódicas relatadas de ano para ano para tentar estimar quanto você gastou e o que esperar.

Ok, essas são as categorias de despesas, mas a maior pergunta que a maioria dos empresários tem é: “Quais despesas posso realmente deduzir?”

Quais são alguns exemplos de despesas comerciais dedutíveis?

Se uma despesa atende à regra “ordinária e necessária” estabelecida pelo IRS, geralmente é dedutível.Mas certas despesas como refeições e presentes são apenas parcialmente dedutíveis.

Aqui estão algumas das despesas comerciais que você pode deduzir totalmente de seus impostos:

Material de escritório

Isso pode ser qualquer coisa, desde seu pacote de 20 canetas rollerball até um laptop e uma assinatura de software de folha de pagamento.

Aluguel

Se você pagar aluguel em um prédio usado para o seu negócio (pode ser um escritório, loja ou armazém) e não for sua casa, você pode amortizar totalmente isso.Continue lendo se você trabalha em casa.

Custos de seguro

Quando um tipo específico de seguro (responsabilidade, negligência, etc.) é necessário em sua linha de trabalho, isso pode ser considerado uma despesa comercial “comum e necessária”.

Salários pagos aos funcionários

Os salários dos funcionários (incluindo contratados independentes) normalmente darão uma grande mordida em sua receita, portanto, não perca isso como uma despesa comercial dedutível.

Programas de Benefícios a Empregados

Se sua empresa oferece programas de benefícios para funcionários, como incentivos de bem-estar e cobertura de assistência médica, o custo desses programas é considerado uma despesa comercial.

Aluguel de equipamentos

Seja uma tela grande para uma apresentação de evento ou uma broca para atravessar a rocha, se for necessário para você fazer negócios, é uma despesa comercial dedutível.

Taxas bancárias

Se você estiver pagando taxas de cartão de crédito, uma taxa de assinatura para software de ponto de venda ou taxas bancárias para suas contas comerciais, deduza-as.

Despesas contábeis (incluindo preparação de impostos)

Se você não tem um contador na folha de pagamento, há momentos e situações que são grandes e importantes o suficiente para um triturador de números profissional.Os trituradores de números profissionais custam dinheiro.Despesa comercial.

Despesas de serviços públicos

Seus sistemas de energia, internet, água/esgoto e telefone são uma necessidade em seu local de trabalho – bem cortados e secos.Se você trabalha principalmente em um escritório em casa, no entanto, é melhor não tentar amortizar toda a sua conta de luz quando você também tem uma luz de Natal Clark Griswold e uma banheira de hidromassagem que consome muita energia.Estas despesas só são dedutíveis se as utilizar regularmente e exclusivamente para fins de trabalho.

Taxas legais

Honorários advocatícios e judiciais somam-se rapidamente.Se as taxas incorridas estiverem diretamente relacionadas ao seu negócio e forem necessárias para a operação diária contínua, isso é uma despesa comercial.

Quotas de filiação (como para uma organização profissional)

Manter a licença ou associação em organizações que ajudam você a ganhar créditos de educação continuada ou mais credibilidade em seu setor – isso é dedutível.

Despesas de impressão e cópia

Guarde os seus recibos na loja local ou no serviço de impressão online.Se você tem funcionários que cobram coisas na conta da empresa e deseja ter certeza de que pode deduzi-lo, torne o procedimento operacional padrão para salvar as faturas.

Despesas de marketing e publicidade

Eles chamam isso de “mídia paga” porque você precisa pagar para que seus anúncios sejam notados nas mídias sociais.E se você veicular anúncios de rádio ou TV ou tirar espaço publicitário em correspondências locais, deduza-os também como despesas comerciais.

Impostos sobre os salários

Alguns impostos sobre a folha de pagamento, como os impostos da Previdência Social e do Medicare, exigem que o empregador corresponda ao valor retido dos salários dos funcionários.Essa parte que você paga é uma despesa dedutível.

Juros pagos

Se você fez algum tipo de empréstimo para sua empresa, pode deduzir a parte dos juros como despesa comercial.

Ok, sobre este último: Nós nunca recomendamos que você se endivide para iniciar ou administrar seu negócio.A dívida aumenta seu risco exponencialmente e não causa nada além de estresse.Mas se você já tem um empréstimo comercial, pode e deve deduzir os juros.Então certifique-se de pagar esse otário e nunca mais pedir emprestado.Ok?

Que tipos de coisas não são dedutíveis?

Portanto, há algumas coisas que você pode considerar como despesas comerciais que você realmente não pode deduzir na hora de fazer seus impostos.Coisas nesta categoria incluem:

  • Doações para campanhas políticas ou comitês de ação política
  • Associações a clubes sociais ou clubes de campo (mesmo se você levar clientes para jantar ou uma partida ocasional de golfe)
  • Qualquer coisa ilegal como subornos ou propinas (o que, é claro, você não faria de qualquer maneira)
  • Presentes acima de $ 25 em valor
  • Ingressos para eventos esportivos ou shows

É aqui que é realmente importante consultar um profissional de impostos, como um de nossos fornecedores locais endossados ​​(ELPs) fiscais para pequenas empresas, para ajudá-lo a descobrir quais despesas são kosher.Você pode economizar muito dinheiro e aborrecimentos.

Posso Deduzir Despesas Pessoais?

A resposta curta é não.Mas, muitas vezes, há pelo menos alguma sobreposição nas despesas comerciais e pessoais.Se você dirige seu próprio veículo no curso de negócios, pode deduzir isso como uma despesa comercial (apenas certifique-se de manter registros detalhados de quilometragem e custos de combustível). Os carros são uma das áreas mais comuns de sobreposição pessoal/empresarial – trate todos os outros da mesma maneira: mantenha registros e recibos, observe como eles estão diretamente relacionados ao seu negócio e deduza apenas as partes relacionadas ao negócio.

Como acompanhar as despesas de negócios

Um empresário de sucesso sabe quanto dinheiro está saindo e entrando.É assim que você sabe se seu negócio é lucrativo ou não.Aqui estão algumas maneiras básicas de começar a controlar seu dinheiro.

Configure uma conta bancária separada para o seu negócio.

Algo em que muitos empreendedores caem é misturar dinheiro pessoal com dinheiro comercial.Mantenha-o separado para que você não acabe superestimando o quanto a empresa está faturando ou, pior, pedindo emprestado da sua conta pessoal para pagar as despesas da empresa.Informe ao seu banco que a conta é para uma empresa e você poderá obter algumas vantagens.

Mantenha um arquivo para recibos e faturas.

A pasta manila vive!Mantenha um para seus recibos e faturas em papel e configure uma pasta digital para todos os recibos e confirmações de pagamento que estiverem online.Escolha um dia por mês para analisar e organize-os por data ou categoria para que não seja tão esmagador quando for a hora do imposto.

Obtenha um sistema para registrar suas despesas “sobrepostas”.

Se você tiver algumas despesas que são compartilhadas entre uso comercial e pessoal, rastreie seu uso comercial.Seja um bloco de notas alinhado em seu carro, uma planilha ou um aplicativo (claro que existe um aplicativo), é muito mais fácil rastrear quilometragem ou horas de uso da internet diariamente do que calculá-lo em sua cabeça no final de uma semana (ou mês!).

Organize seus sistemas regularmente.

Mesmo se você tiver sistemas instalados, provavelmente perderá um recibo aqui ou ali.Defina lembretes mensais ou trimestrais para analisar e organizar para ver o que está faltando ou o que pode estar duplicado.É muito mais fácil lidar com contas de alguns meses do que vasculhar o valor de um ano.

Obtenha ajuda com as despesas fiscais da sua empresa

Claro, a melhor maneira de manter o controle de suas despesas de negócios é obter um especialista em impostos para pequenas empresas para ajudá-lo.Nossos fornecedores locais endossados ​​de impostos para pequenas empresas (ELPs) podem ajudá-lo com tudo, desde a contabilidade até o arquivamento de seus impostos nessa época do ano.Eles podem ajudar a mantê-lo em dia com suas estimativas de impostos trimestrais e, se houver alterações no código tributário, seu profissional pode estar lá para garantir que você não estrague nada.

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