Vad är företagskostnader?

Det finns en gammal kliché att man måste spendera pengar för att tjäna pengar.Det är sånt som din trasiga ekonomiprofessor säger över sina glasögon när han försöker berätta hur smart det är att ta ett stort småföretagslån. (Obs: Gör inte det här.) Men, som alla klichéer, har det en viss grund i själva verket.Som det visar sig är det inte gratis att driva ett företag.Om du har ett företag kommer du att ha affärskostnader.

Så vad är företagskostnader?De är lite av allt: startkostnader, utrustning du måste köpa eller hyra, pengarna du spenderar på ett ställe att göra affärer (som ett kontor eller en skyltfönster) och en massa andra småsaker du aldrig skulle ha tänkt på innan du gav dig ut i affärsvärlden.

Så låt oss prata om dem.

Vad är företagskostnader?

Företagskostnader är kostnaderna för att driva din verksamhet från dag till dag.På din resultaträkning dras dina företagskostnader från dina intäkter.Det som återstår är din skattepliktiga nettoinkomst.

Dessa "vanliga och nödvändiga" utgifter (nötskal: saker du och andra i din bransch måste spendera pengar på för att driva ditt företag - men låt oss vara ärliga, allt bestäms verkligen av IRS) som håller ditt företag igång kan dras av från dina skatter.

Tre grundläggande typer av affärsutgifter

När du rapporterar affärskostnader för avdragsändamål kommer IRS att be dig att kategorisera dem i dessa typer:

Fasta utgifter

Precis som ett fast bolån är en fast affärskostnad densamma, eller nästan densamma varje gång du betalar den.Tänk hyra, internettjänst eller en abonnemangsavgift.

Rörliga kostnader

Som namnet antyder varierar rörliga utgifter från månad till månad och är också vanligtvis din största utgift.Lönekostnader kan hoppa runt om du använder frilansare eller erbjuder övertidsersättning, och hyra av utrustning dyker också ofta upp som en rörlig kostnad.

Periodiska utgifter

Periodiska utgifter är dina popup-utgifter, som att byta ut utrustning eller få reparationer.Men det kan också vara utgifter som bara är sällsynta och som inte finns på din radar – årliga utgifter som registrering av fordon eller förnyelse av körkort.Bara så att de inte tar dig oväntad, titta tillbaka på dina rapporterade periodiska utgifter från år till år för att försöka uppskatta hur mycket du spenderade och vad du kan förvänta dig.

Okej, det är utgiftskategorierna - men den större frågan de flesta företagare har är "Vilka utgifter kan jag faktiskt dra av?"

Vilka är några exempel på avdragsgilla företagskostnader?

Om en utgift uppfyller den "vanliga och nödvändiga" regeln som fastställts av IRS, är den i allmänhet avdragsgill.Men vissa utgifter som måltider och presenter är endast delvis avdragsgilla.

Här är några av affärskostnaderna som du helt kan dra av från dina skatter:

Kontorsmaterial

Detta kan vara allt från ditt 20-pack med rullbollspennor till en bärbar dator och en prenumeration på löneprogram.

Hyra

Om du betalar hyra för en byggnad som används för ditt företag (kan vara ett kontor, skyltfönster eller lager) och det inte är ditt hem, kan du avskriva detta helt.Läs vidare om du jobbar hemifrån.

Försäkringskostnader

När en viss typ av försäkring (ansvar, felbehandling, etc.) behövs i ditt arbete, kan det betraktas som en "vanlig och nödvändig" affärskostnad.

Löner som betalas ut till anställda

Anställdas löner (inklusive oberoende entreprenörer) tar vanligtvis en stor bit av dina intäkter, så missa inte detta som en avdragsgill affärskostnad.

Förmånsprogram för anställda

Om ditt företag erbjuder förmånsprogram för anställda som friskvårdsincitament och hälsovårdsskydd, anses kostnaden för dessa program vara en affärskostnad.

Uthyrning av utrustning

Oavsett om det är en stor skärm för en evenemangspresentation eller en övning för att ta sig genom berggrunden, om det är nödvändigt för dig att göra affärer, är det en avdragsgill affärskostnad.

Bankavgifter

Om du betalar kreditkortsavgifter, en prenumerationsavgift för programvara för försäljningsställen eller bankavgifter för dina företagskonton – dra av dem.

Redovisningskostnader (inklusive skatteförberedelser)

Om du inte har en bokhållare på lönelistan, finns det tider och situationer som är tillräckligt stora och viktiga för en professionell nummerknusare.Professionella nummerknusare kostar pengar.Affärskostnad.

Verktygskostnader

Dina el-, internet-, vatten-/avlopps- och telefonsystem är en nödvändighet på din arbetsplats – ganska skuren och torr.Om du främst arbetar från ett hemmakontor är det dock bäst att inte försöka skriva av hela din elräkning när du också har en Clark Griswold julljusdisplay och en energislukande badtunna.Dessa utgifter är endast avdragsgilla om du använder dem regelbundet och uteslutande i arbetssyfte.

Advokatkostnader

Advokat- och domstolsarvoden ökar snabbt.Om avgifterna du ådrar dig är direkt relaterade till ditt företag och är nödvändiga för fortsatt daglig drift, är det en affärskostnad.

Medlemsavgifter (som till en yrkesorganisation)

Att bibehålla licens eller medlemskap i organisationer som hjälper dig att få fortbildningspoäng eller mer trovärdighet i din bransch – de är avdragsgilla.

Utgifter för utskrift och kopiering

Spara dina kvitton från den lokala butiken eller onlineutskriftstjänsten.Om du har anställda som laddar saker på företagskontot och du vill vara säker på att du kan dra av det, gör det till standardförfarande för att spara fakturor.

Marknadsförings- och reklamkostnader

De kallar det "betalda medier" eftersom du måste betala för att få dina annonser uppmärksammade på sociala medier.Och om du driver radio- eller TV-inslag eller tar ut annonsutrymme i lokala utskick, dra av dem som företagskostnader också.

Löneskatter

Vissa löneskatter, som socialförsäkrings- och Medicare-skatter, kräver att arbetsgivaren matchar det belopp som hålls inne från de anställdas löner.Den delen du betalar ut är en avdragsgill kostnad.

Räntan betald

Om du har tagit någon form av lån för ditt företag kan du dra av räntedelen av det som en affärskostnad.

Okej, angående det här sista: Vi skulle aldrig rekommendera dig att bli skuldsatt för att starta eller driva ditt företag.Skuld ökar din risk exponentiellt och orsakar inget annat än stress.Men om du redan har ett företagslån kan du och bör dra av räntebetalningarna.Se sedan till att du betalar av det där suget och aldrig lånar igen.Okej?

Vilka typer av saker är inte avdragsgilla?

Så det finns ett par saker som du kan anse vara företagskostnader som du faktiskt inte kan dra av när det är dags att göra dina skatter.Saker i den här kategorin inkluderar:

  • Donationer till politiska kampanjer eller politiska aktionskommittéer
  • Medlemskap i sociala klubbar eller countryklubbar (även om du tar med kunder på middag eller en och annan golfrunda)
  • Allt olagligt som mutor eller returer (vilket du naturligtvis inte skulle göra ändå)
  • Gåvor i värde över $25
  • Biljetter till sportevenemang eller konserter

Det är här som det är verkligen viktigt att konsultera ett skatteproffs som en av våra lokala skattegodkända lokala leverantörer för småföretag (ELP) för att hjälpa dig reda ut vilka utgifter som är kosher.Det kan spara massor av pengar och krångel.

Kan jag dra av personliga utgifter?

Det korta svaret är nej.Men ofta finns det åtminstone en viss överlappning i affärs- och personliga utgifter.Om du kör ditt eget fordon när du gör affärer kan du dra av det som en affärskostnad (se bara till att föra detaljerade register över körsträcka och bränslekostnader). Bilar är ett av de vanligaste områdena för personlig/affärsöverlappning – behandla alla andra på samma sätt: spara register och kvitton, notera hur de är direkt relaterade till ditt företag och dra endast av de delar som är relaterade till verksamheten.

Hur man håller koll på företagskostnader

En framgångsrik företagare vet hur mycket pengar som går ut och kommer in.Det är så du vet om ditt företag är lönsamt eller inte.Här är några grundläggande sätt att börja hålla koll på dina pengar.

Skapa ett separat bankkonto för ditt företag.

Något alldeles för många entreprenörer hamnar i är att blanda privata pengar med företagspengar.Håll det separat så att du inte överskattar hur mycket företaget tar in eller, ännu värre, lånar från ditt personliga konto för att betala för företagskostnader.Låt din bank veta att kontot är för ett företag så kan du få några förmåner.

Spara en fil för kvitton och fakturor.

Manila-mappen lever!Spara ett för dina papperskvitton och fakturor och skapa en digital mapp för eventuella kvitton och betalningsbekräftelser som kommer online.Välj en dag varje månad att gå igenom och organisera dem efter datum eller kategori så att det inte är lika överväldigande när det är skattetid.

Skaffa ett system för att logga dina "överlappande" utgifter.

Om du har några utgifter som delas mellan affärs- och personligt bruk, spåra din affärsanvändning.Oavsett om det är ett fodrat anteckningsblock i din bil, ett kalkylblad eller en app (såklart det finns en app), så är det mycket lättare att spåra körsträcka eller timmars internetanvändning dagligen än att räkna ut det i ditt huvud i slutet av en vecka (eller månad!).

Organisera dina system regelbundet.

Även om du har system på plats, kommer du definitivt att missa ett kvitto här eller där.Ställ in månatliga eller kvartalsvisa påminnelser att gå igenom och organisera för att se vad som saknas eller vad som kan dupliceras.Det är mycket lättare att hantera några månaders räkningar än att gräva igenom ett års räkning.

Få hjälp med dina företagsskattekostnader

Naturligtvis är det absolut bästa sättet att hålla reda på dina företagskostnader att få en skatteexpert för småföretag att hjälpa dig.Våra lokala skattegodkända lokala leverantörer (ELP) för småföretag kan hjälpa dig med allt från bokföring till att registrera din skatt när det är den tiden på året.De kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår med dina kvartalsvisa skatteuppskattningar, och om det någon gång sker ändringar i skattekoden kan ditt proffs vara där för att se till att du inte förstör något.

Hitta ditt skatteproffs idag!