Chi phí kinh doanh là gì?

Có một câu nói sáo rỗng cũ rằng bạn phải tiêu tiền để kiếm tiền.Đó là điều mà giáo sư tài chính vỡ nợ của bạn nói qua kính của ông ấy khi ông ấy cố gắng cho bạn biết việc thực hiện một khoản vay lớn cho doanh nghiệp nhỏ thông minh như thế nào. (Lưu ý: Đừng làm điều này.) Nhưng, giống như tất cả những lời sáo rỗng, trên thực tế, nó có một số cơ sở.Hóa ra, nó không phải là một công việc kinh doanh.Nếu bạn có một doanh nghiệp, bạn sẽ có chi phí kinh doanh.

Vậy, chi phí kinh doanh là gì?Chúng là một phần nhỏ của tất cả mọi thứ: chi phí khởi động, thiết bị bạn phải mua hoặc thuê, số tiền bạn chi cho một địa điểm để kinh doanh (như văn phòng hoặc mặt tiền cửa hàng) và một loạt những thứ nhỏ nhặt khác mà bạn không bao giờ có. bạn sẽ nghĩ gì trước khi dấn thân vào thế giới kinh doanh hoang dã.

Vì vậy, hãy nói về chúng.

Chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là chi phí vận hành doanh nghiệp của bạn hàng ngày.Trên báo cáo thu nhập của bạn, chi phí kinh doanh được trừ vào doanh thu của bạn.Phần còn lại là thu nhập chịu thuế ròng của bạn.

Những chi phí “thông thường và cần thiết” này (tóm lại: những thứ bạn và những người khác trong ngành của bạn phải chi tiền để vận hành doanh nghiệp của mình — nhưng thành thật mà nói, tất cả đều do IRS xác định) để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn có thể được trừ vào thuế của bạn.

Ba loại chi phí kinh doanh cơ bản

Khi bạn báo cáo chi phí kinh doanh cho mục đích khấu trừ, IRS sẽ yêu cầu bạn phân loại chúng thành các loại sau:

Chi phí cố định

Giống như một khoản thế chấp cố định, một chi phí kinh doanh cố định là như nhau, hoặc gần như giống nhau mỗi khi bạn trả nó.Hãy suy nghĩ về tiền thuê nhà, dịch vụ internet hoặc phí đăng ký.

Chi phí biến đổi

Như tên của nó, chi phí biến đổi thay đổi theo từng tháng và cũng thường là chi phí lớn nhất của bạn.Chi phí tiền lương có thể tăng vọt nếu bạn sử dụng dịch giả tự do hoặc trả lương làm thêm giờ, và tiền thuê thiết bị cũng thường xuất hiện như một khoản chi phí biến đổi.

Chi phí định kỳ

Chi phí định kỳ là chi phí bật lên của bạn, như thay thế thiết bị hoặc sửa chữa.Nhưng đây cũng có thể là những khoản chi không thường xuyên và không nằm trong tầm ngắm của bạn — chi phí hàng năm như đăng ký xe hoặc gia hạn giấy phép.Để họ không làm bạn mất cảnh giác, hãy nhìn lại các chi phí định kỳ được báo cáo của bạn từ năm này sang năm khác để thử và ước tính số tiền bạn đã chi tiêu và những gì có thể xảy ra.

Được rồi, đó là các loại chi phí — nhưng câu hỏi lớn hơn mà hầu hết các chủ doanh nghiệp đặt ra là “Tôi thực sự có thể khấu trừ những khoản chi phí nào?”

Một số Ví dụ về Chi phí Kinh doanh Được khấu trừ là gì?

Nếu một khoản chi đáp ứng quy tắc "thông thường và cần thiết" do IRS đặt ra, thì khoản đó thường được khấu trừ thuế.Nhưng một số chi phí nhất định như bữa ăn và quà tặng chỉ có thể phân bổ theo tỷ lệ.

Dưới đây là một số chi phí kinh doanh mà bạn có thể khấu trừ hoàn toàn khỏi thuế của mình:

Văn phòng phẩm

Đó có thể là bất cứ thứ gì từ gói 20 bút bi lăn của bạn đến một máy tính xách tay và đăng ký phần mềm tính lương.

Thuê

Nếu bạn trả tiền thuê một tòa nhà được sử dụng cho doanh nghiệp của mình (có thể là văn phòng, mặt tiền cửa hàng hoặc nhà kho) và đó không phải là nhà của bạn, bạn hoàn toàn có thể xóa sổ điều này.Đọc tiếp nếu bạn làm việc tại nhà.

Chi phí bảo hiểm

Khi cần một loại bảo hiểm cụ thể (trách nhiệm, sơ suất, v.v.) trong công việc của bạn, thì đó có thể được coi là một khoản chi phí kinh doanh “bình thường và cần thiết”.

Tiền lương trả cho nhân viên

Tiền lương của nhân viên (bao gồm cả các nhà thầu độc lập) thường sẽ lấy đi một phần lớn doanh thu của bạn, vì vậy đừng bỏ lỡ khoản này như một khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ.

Các chương trình phúc lợi cho nhân viên

Nếu công ty của bạn cung cấp các chương trình phúc lợi cho nhân viên như khuyến khích sức khỏe và bảo hiểm chăm sóc sức khỏe, thì chi phí của các chương trình đó được coi là chi phí kinh doanh.

Cho thuê thiết bị

Cho dù đó là một màn hình lớn để thuyết trình sự kiện hay một cuộc diễn tập để đi sâu vào nền tảng, nếu bạn cần thiết phải kinh doanh, thì đó là một khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ.

Phí ngân hàng

Nếu bạn đang thanh toán phí thẻ tín dụng, phí đăng ký phần mềm tại điểm bán hàng hoặc phí ngân hàng cho tài khoản doanh nghiệp của mình — hãy trừ tiền.

Chi phí Kế toán (Bao gồm cả Chuẩn bị Thuế)

Nếu bạn không có nhân viên kế toán trong bảng lương, có những thời điểm và tình huống đủ lớn và đủ quan trọng đối với một tay bẻ số chuyên nghiệp.Những người bẻ khóa số chuyên nghiệp tốn kém tiền bạc.Chi phí kinh doanh.

Chi phí tiện ích

Hệ thống điện, internet, nước / hệ thống thoát nước và điện thoại là những thứ cần thiết tại địa điểm làm việc của bạn — đã được cắt nhỏ và phơi khô.Tuy nhiên, nếu bạn chủ yếu làm việc tại văn phòng tại nhà, tốt nhất không nên cố gắng xóa toàn bộ hóa đơn tiền điện khi bạn cũng có màn hình đèn Giáng sinh Clark Griswold và một bồn tắm nước nóng tiết kiệm năng lượng.Các khoản chi này chỉ được khấu trừ nếu bạn sử dụng chúng thường xuyên và dành riêng cho mục đích công việc.

Phí hợp pháp

Phí luật sư và phí tòa án tăng lên một cách nhanh chóng.Nếu các khoản phí bạn phải chịu liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn và cần thiết để tiếp tục hoạt động hàng ngày thì đó là chi phí kinh doanh.

Nhiệm vụ thành viên (Chẳng hạn như đối với một tổ chức nghề nghiệp)

Duy trì giấy phép hoặc tư cách thành viên trong các tổ chức giúp bạn kiếm được tín chỉ giáo dục thường xuyên hoặc uy tín hơn trong ngành của bạn — những khoản này được khấu trừ.

Chi phí In và Sao chép

Giữ biên lai của bạn từ cửa hàng địa phương hoặc dịch vụ in trực tuyến.Nếu bạn có nhân viên tính phí mọi thứ vào tài khoản công ty và bạn muốn chắc chắn rằng mình có thể khấu trừ, hãy lập quy trình hoạt động tiêu chuẩn để lưu hóa đơn.

Chi phí Tiếp thị và Quảng cáo

Họ gọi đó là “phương tiện trả phí” vì bạn phải trả tiền để quảng cáo của mình được chú ý trên phương tiện truyền thông xã hội.Và nếu bạn điều hành các điểm phát thanh hoặc truyền hình hoặc sử dụng không gian quảng cáo trong các thư địa phương, hãy khấu trừ chúng dưới dạng chi phí kinh doanh.

Thuế tiền lương

Một số loại thuế tiền lương, chẳng hạn như thuế An sinh Xã hội và Medicare, yêu cầu chủ lao động phải khớp với số tiền khấu trừ từ tiền lương của nhân viên.Phần bạn trả ra là một khoản chi phí được khấu trừ.

Trả lãi

Nếu bạn đã thực hiện bất kỳ loại khoản vay nào cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể khấu trừ phần lãi của khoản vay đó như một khoản chi phí kinh doanh.

Được rồi, về điều cuối cùng này: Chúng tôi sẽ không bao giờ khuyến khích bạn lâm vào cảnh nợ nần để bắt đầu hoặc điều hành công việc kinh doanh của mình.Nợ nần làm tăng rủi ro của bạn theo cấp số nhân và không gây ra bất cứ điều gì ngoài căng thẳng.Nhưng nếu bạn đã có một khoản vay kinh doanh, bạn có thể và cần tính các khoản thanh toán lãi suất.Sau đó, hãy chắc chắn rằng bạn sẽ trả hết số tiền đó và không bao giờ vay nữa.Được chứ?

Những loại đồ vật nào không thể giảm giá?

Vì vậy, có một số thứ bạn có thể coi là chi phí kinh doanh mà bạn thực sự không thể khấu trừ khi đến lúc nộp thuế.Những thứ trong danh mục này bao gồm:

  • Quyên góp cho các chiến dịch chính trị hoặc ủy ban hành động chính trị
  • Tư cách thành viên của các câu lạc bộ xã hội hoặc câu lạc bộ đồng quê (ngay cả khi bạn đưa khách hàng đi ăn tối hoặc chơi gôn không thường xuyên)
  • Bất kỳ điều gì bất hợp pháp như hối lộ hoặc lại quả (tất nhiên, bạn sẽ không làm thế nào)
  • Quà tặng trị giá trên $ 25
  • Vé tham dự các sự kiện thể thao hoặc buổi hòa nhạc

Đây là nơi thực sự quan trọng khi tham khảo ý kiến ​​chuyên gia thuế, chẳng hạn như một trong những Nhà cung cấp dịch vụ thuế tại địa phương được xác nhận cho doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi (ELP) để giúp bạn phân loại chi phí nào là kosher.Nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền và rắc rối.

Tôi có thể khấu trừ chi phí cá nhân không?

Câu trả lời ngắn gọn là không.Nhưng thông thường, có ít nhất một số trùng lặp trong chi phí kinh doanh và cá nhân.Nếu bạn tự lái chiếc xe của mình trong quá trình kinh doanh, bạn có thể khấu trừ khoản đó như một khoản chi phí kinh doanh (chỉ cần đảm bảo giữ hồ sơ chi tiết về quãng đường và chi phí nhiên liệu). Ô tô là một trong những lĩnh vực phổ biến nhất của sự trùng lặp giữa cá nhân / doanh nghiệp — hãy đối xử với mọi lĩnh vực khác theo cách tương tự: lưu giữ hồ sơ và biên nhận, lưu ý cách chúng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn và chỉ khấu trừ những phần liên quan đến doanh nghiệp.

Cách Theo dõi Chi phí Kinh doanh

Một chủ doanh nghiệp thành công biết có bao nhiêu tiền đang ra và vào.Đó là cách bạn biết liệu doanh nghiệp của mình có sinh lời hay không.Dưới đây là một số cách cơ bản để bắt đầu sử dụng tiền mặt của bạn.

Thiết lập một tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp của bạn.

Điều mà quá nhiều doanh nhân mắc phải là trộn tiền cá nhân với tiền kinh doanh.Giữ nó riêng biệt để cuối cùng bạn không đánh giá quá cao số tiền doanh nghiệp mang lại hoặc tệ hơn, vay từ tài khoản cá nhân của bạn để thanh toán chi phí kinh doanh.Hãy cho ngân hàng của bạn biết tài khoản dành cho doanh nghiệp và bạn có thể nhận được một số đặc quyền.

Giữ một tệp cho biên lai và hóa đơn.

Thư mục manila tồn tại!Giữ một bản cho biên lai và hóa đơn giấy của bạn và thiết lập một thư mục kỹ thuật số cho bất kỳ biên nhận và xác nhận thanh toán nào trực tuyến.Chọn một ngày mỗi tháng để xem qua và sắp xếp chúng theo ngày hoặc danh mục để không quá áp lực khi đến giờ tính thuế.

Nhận một hệ thống để ghi lại các chi phí "chồng chéo" của bạn.

Nếu bạn có một số chi phí được chia sẻ giữa việc kinh doanh và sử dụng cá nhân, hãy theo dõi việc sử dụng kinh doanh của bạn.Cho dù đó là một tờ giấy ghi chú lót trong ô tô của bạn, một bảng tính hay một ứng dụng (tất nhiên là có ứng dụng), thì việc theo dõi quãng đường hoặc số giờ sử dụng Internet hàng ngày dễ dàng hơn rất nhiều so với việc bạn phải tính toán trong đầu vào cuối tuần. (hoặc tháng!).

Tổ chức hệ thống của bạn thường xuyên.

Ngay cả khi bạn đã có sẵn hệ thống, bạn chắc chắn sẽ bỏ sót biên lai ở đây hoặc ở đó.Đặt lời nhắc hàng tháng hoặc hàng quý để thực hiện và sắp xếp để xem nội dung nào còn thiếu hoặc nội dung nào có thể bị trùng lặp.Việc giải quyết các hóa đơn trị giá vài tháng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc tìm hiểu giá trị của một năm.

Nhận trợ giúp về chi phí thuế doanh nghiệp của bạn

Tất nhiên, cách tốt nhất để theo dõi chi phí kinh doanh của bạn là nhờ một chuyên gia thuế doanh nghiệp nhỏ giúp bạn.Thuế doanh nghiệp nhỏ Nhà cung cấp địa phương được xác nhận (ELP) của chúng tôi có thể giúp bạn làm mọi thứ, từ ghi sổ kế toán đến nộp thuế khi đến thời điểm đó trong năm.Họ có thể giúp bạn theo dõi ước tính thuế hàng quý và nếu có bất kỳ thay đổi nào đối với mã số thuế, chuyên gia của bạn có thể ở đó để đảm bảo bạn không làm xáo trộn bất cứ điều gì.

Tìm chuyên gia thuế của bạn ngay hôm nay!